Preguntas

1. Como encontrar el lugar adecuado.

La selección del lugar adecuado para la ejecución de su actividad comenzará por la determinación del número de asistentes y sus requisitos. Determinado estos factores, Ud. podrá seleccionar el lugar, que cumpla con las expectativas de los participantes, y la sala de acuerdo al número de éstos. (salones)

2. Como seleccionar la ubicación adecuada.

La ubicación del local juega un factor muy importante a la hora de tomar la decisión en la elección del Centro de Eventos. Es imprescindible conocer las rutas de desplazamiento de los asistentes, como de donde vienen, si cuentan con vehículos, si tienen facilidad de acceso (metro o locomoción colectiva) cercana, si el curso a realizarse es financiado por la empresa o particular, el horario de termino, si el local cuenta con estacionamientos cercanos, con buena iluminación, etc. Así, teniendo en cuenta estos factores Ud. puede llegar a seleccionar el lugar mas apropiado, que sea accesible a los participantes, como por ejemplo al contar con alguna estación del metro cercana, y en un lugar tranquilo para la salida de los participantes (especialmente en horario vespertino) (ubicación)

3. Con cuanta anticipación se realiza la reserva.

Resulta útil primero tener la fecha de la realización del evento, teniendo claro la fecha, el número de personas y horario se puede empezar hacer las reservaciones, mínimo con 2 semanas de anticipación.

4. Como elaborar la programación del evento.

Para la que su actividad resulte exitosa es indispensable que ud. desarolle un timing En este, ud determinará la cronología en que se realizará el evento. La hora de llegada, la hora de inicio de las actividades, la hora del coffee breack , el horario de almuerzo, y el horario de término de las actividades. Este hoja de planificación, que ud. debe hacer llegar a nuestro servicio al cliente, permitirá otorgarle un servicio expedito y coordinado. Recuerde, en la ejecución de sus actividades lo último que Ud quiere es improvisar.

5. La importancia de un cronograma para una buena atención.

Este es uno de los temas más complicados a la hora del evento, es muy importante tener un cronograma con los horarios estipulados del evento, como la hora de ingreso, la del coffe, almuerzo, Cocktail y salida de los participantes, respetando así los horarios establecidos se puede contar con una “buena atención” y coordinación frente a los diferentes eventos que se encuentren en el día.

6. Que tipo de montaje me conviene utilizar.

Siempre cuando se realiza algún evento es importante saber que tipo de montaje quiere, y este va a depender del tipo de actividad a realizar.(reunión, capacitación, cena, etc.)
Teniendo definido el número de personas y la actividad a realizar, se va a determinar la distribución del salón, eligiendo el que más le acomoda. Los más requeridos son sala de clases, en U, imperial, auditórium y mesa redonda. (salones)

7. La recepción

Tradicionalmente serán dos los momentos que explicarán el grado de satisfacción de los asistentes a sus actividades. La recepción y la finalización. Para contar con una buena recepción, es importante tener un coordinador que esté a cargo del evento. Este, manejará todos los detalles de la ejecución de la actividad, la recepción de los asistentes, evacuará sus consultas y estará en contacto con el relator y la persona a cargo del Centro de Eventos.
Para la finalización de las actividades, un cócktail , como espacio de convivencia y de entrega de certificados resulta ser la alternativa mas recurrida.

8. Es importante hacer una evaluación al término de cada evento.

Al termino de cualquier actividad es necesario y básico pedir la opinión de los asistentes, esta evaluación puede ser con una encuesta a los participantes, los cuales dan sus opiniones en cuanto a la actividad, si contó con la claridad suficiente, si el relator se expreso bien, etc, también sobre el recinto si cumplía con los requisitos básicos (salón, baños, equipamiento, etc). Los resultados de esta evaluación nos permite, a Ud y nosotros, continuar la búsqueda en la excelencia del servicio.

9. Estar prevenidos de los problemas o situaciones que puedan suceder en un evento (contingencias)

Siempre es importante estar prevenidos ante las contingencias que puedan ocurrir en el momento del evento. Por ejemplo, es necesario siempre contar con los materiales suficientes para los participantes que puedan llegar sin estar anotados en la lista, contar con los teléfonos de los relatores y coordinadores a cargo del evento en el caso de atraso, y contar siempre con una segunda opción en caso de inasistencia.

“Es imprescindible para todo evento contar con una buena comunicación”